客户的故事/2019年阿布扎比世界特奥会

如何为2019年推出特奥会世界游戏的团队合作。2019年Abu Dhabi

了解更多
受访者
克莱顿·德·科斯塔,规划与整合部主任
Shekhar Tamasker,调度和报告的部分负责人
公司名
2019年阿布扎比世界特奥会
行业
运动
在职员工人数
300 +
总部
阿拉伯联合酋长国阿布扎比

Clayton D’Costa, Director of Planning and Integration, and Shekhar Tamasker, Section Head of Scheduling and Reporting, both on the Local Organizing Committee of Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019, tell us how the flexibility and scalability of Teamwork helped them to manage years of planning and bring multiple different departments together to deliver a large-scale, outstanding mega-event.

主要准备工作

提供令人难以置信的事件体验需要大量的规划。对于截至2019年的特殊奥运会世界游戏规模的活动,不仅组织者需要提前开始筹备工作年,他们还需要获得数百 - 如果不是数千人,则来自不同的团队和行业对齐和进入同步。

这意味着他们的项目管理软件必须符合一系列棘手爱游戏电脑的标准。“从我作为规划总监的角度来看,我们需要一个将坐在当地组委会(LOC)的中心的产品,”Clayton d'Costa告诉我们。“但它也需要向各种职能,部门和背景上诉各种人。我们在多样性方面有一个前所未有的LOC - 47个不同国籍在305名,12人的决心12人,女性54%,超过四分之一的员工Emirati。“

对于不熟悉重大活动世界的人来说,组织委员会是一个特别的东西,因为你可以在这座建筑中代表你能想到的大多数职业。

“如果您考虑了一个主要活动的组织,您需要考虑建筑,叠加,医疗服务,运输,通信,营销......以及那些只是我们拥有的40多个功能中的一些,”克莱顿解释说。

随着所有的想法,他们需要在其核心有项目管理的东西,但对于那些不是项目管理背景的人来说,这仍然很容易和直观,以便每天爱游戏电脑握住和舒适地使用。

“使用传统的项目管理软件有一个巨大的学习曲线,”Clayton说。爱游戏电脑“当你登录它时,它会让你感到厌烦,甚至在你还没做任何事情之前。一般来说,它们不是最适合日常使用的产品,也不是300多人从一开始就能使用的产品。”

搜索打算找到更好的东西。

跨职能的功能

Clayton和Shekhar Tamasker,调度和报告的部分负责人开始研究和测试许多不同的项目管理工具。爱游戏电脑他们很快发现团队合作是最简单的使用,同时仍提供他们需要的强大功能。

“我们受到我们董事总经理的启发,以不同地思考。因此,我们选择了对我们的用户要求进行了彻底的审查,我们选择了团队合作。与团队合作,我们有一个产品可以做些什么可以做的所有我们想要的东西,“Shekhar说。

在这样一个不同的用户和团队中滚动它可能会停滞不前的时间表,但幸运的是他们发现球队能够以最小的麻烦起来。“我们的节目交付经理提供了定制的培训,并据说,随着产品的方式,我们不需要大量的方式,”克莱顿说。

在一个工具中,每个团队都有自由来工作为他们的工作方式。“我们从来没有真正推动了人们如何使用团队合作的观点,”克莱顿说。相反,有许多节目交付管理者,每个人都负责自己的团队和与业务的特定部分相关的目标。

“在阿联酋的历史中提供第一个巨型活动,我们必须创新地思考”Fatmah Alkaabi,这是一位从Etihad Airways借调的计划交付经理。“团队合作与某些其他产品具有巨大的能力,但同样低估了用户界面。此外,团队合作的报告提供了一种自助解决方案,以询问我们的数据,并确保我们不需要依赖笨重的电子表格和相关的枢轴表分析。“

我们实现团队合作的方法是告诉每个人各种不同的做事方法,并让他们根据自己的需求,根据自己的需要,决定如何使用或操作这些方法。例如,团队可以根据自己的数据和偏好在列表视图、板视图或甘特图之间切换。

大规模合作

使用团队合作帮助确保核心工作人员和参与奥运会的数千人都在共同努力走向同一目标。通过这种幅度的事件,没有延迟的空间 - 并且同步通信至关重要。

“我们必须在很短的时间内将这个项目交付,”克莱顿告诉我们。“奥运会组委会基本上有五到七年。我们提供了这项主要活动,该赛事是奥运会 - 200多个国家,超过7,000名运动员,在10年间在10个场地竞争24个运动。在规划方面,团队合作在中心。这是我们的核心系统。“

除了帮助他们实现这些长期战略目标外,克莱顿还提出了一种新的方法,以便在现场使用它以获得更多短期,即时决议。

在游戏期间,我们也使用了团队合作作为我们的运营问题管理系统。例如,如果我们缺少志愿者的餐饮,我们的餐饮主管可以立即——在现场,在场地中间——增加一个团队合作任务,我们会在我们的主要运营中心得到通知,我们在餐饮方面有问题。这得益于团队成员和志愿者可以使用移动应用程序,而不需要绑定到桌面,允许他们在任何地方工作。“在奥运会期间,我们有多个场馆。但即使人们被分散,如果需要的话,他们都可以在那里进行团队合作。

当它归结为它时,克莱顿告诉我们,团队合作,因为它不仅帮助他们促进协作和整合,而且因为它帮助他们保持忠于他们的价值观。

“我觉得我们违反了常态,”他们说。“我们总是说我们是一家Ep²的组织委员会:也就是说,我们希望提供卓越,开拓和激情,创新和合作。从根本上,我认为我们与团队合作的成功是因为它符合项目管理的核心原则,但仍让我们以简单的方式做事。“爱游戏电脑

克莱顿解释说:“这与‘传统’重大项目完全不同。“例如,我们本身并没有一个关键路径。在运营计划方面,我们有很强的适应性——我们不能交付某些东西,但仍然可以交付奥运会。团队合作的灵活性确实帮助我们关注大局,同时管理复杂的多功能方面。”

克莱顿和谢卡认为,作为一个组织,他们只使用了团队合作的一半功能。“对我来说,这是一件好事,”谢加说。“如果我们需要更多的功能来完成我们的收尾工作,我很高兴我们有了这些功能。这意味着我们可以随时尝试新的方法和看待事物的新方式,而不必投资于不同的系统或转移我们所有的数据。”

但归根结底呢?在过程中保持灵活性是必不可少的,但归根结底,这一切都取决于结果。“重要的是结果。而拥有一个真正有能力的、优雅的解决方案就能帮助我们实现这些目标。”

在整个赛前计划和比赛时间运营过程中,让我们感到放心的是团队可靠和及时的客户服务。该系统如承诺的那样工作,但无论何时出现问题,团队成员都会及时回复并解决。- Shekhar Tamasker,日程安排和报告部门主管

开始团队合作

开始美妙地工作。了解团队合作如何通过我们的30天免费试用帮助您的团队。